Bagaimana menentukan prioritas proyek e-Government?

Ada pertanyaan begini : "Jelaskan bagaimana menentukan prioritas proyek eGovernment!" Dalam artikel ini saya mencoba menjelaskannya.

Gambar : Aspek Pemetaan Prioritas Proyek e-Government

Pertama-tama, sebelum menentukan prioritas proyek e-Goverment, yang perlu dilakukan adalah melakukan pemetaan. Ada 2 aspek pemetaan prioritas proyek e-Goverment, yaitu:

1. Aspek Customer Focus, berhubungan dengan tipe pelanggan yang akan memperoleh manfaat langsung dari aplikasi e-Government yang dikembangkan. Ada dua tipe pelanggan di sini, yaitu internal (mereka yang merupakan bagian dari pemerintahan atau para birokrat) dan eksternal (masyarakat dan kalangan lain di luar pemerintahan).
2. Aspek Ruang Lingkup, berhubungan dengan batasan orang-orang atau lembaga yang terlibat di dalam proyek. Ada dua jenis ruang lingkup di sini, yaitu Departemental jika ruang lingkup proyek hanya sebatas satu buah departemen atau institusi saja, atau Government-Wide yang pada dasarnya merupakan proyek yang melibatkan lebih dari satu departemen atau institusi pemerintahan, atau yang kerap diistilahkan sebagai lintas sektoral.

Prioritas Proyek e-Goverment

Gambar : Penentuan Prioritas Proyek e-Government

Berdasarkan pemetaan tersebut, penentuan prioritas proyek e-Goverment dibagi dalam 4 prioritas, yaitu sebagai berikut:

1. Prioritas 1 - External & Government-Wide

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, aplikasi e-Government harus dimulai dari kebutuhan masyarakat yang ada (customer focused) sehingga mengutamakan sejumlah aplikasi yang stakeholder utamanya adalah masyarakat merupakan pilihan yang tepat. Artinya, jika proyek e-Government ini selesai, masyarakat langsung dapat melihat hasil dan manfaatnya (high visibility) secara langsung.

Dipandang dari sisi ruang lingkup, prioritas aplikasi yang harus dikembangkan sangat baik jika yang melibatkan beberapa departemen sekaligus (lintas sektoral) karena proses-proses atau prosedur yang melibatkan beberapa institusi inilah yang kerap menimbulkan permasalahan di kalangan masyarakat sebagai pelanggan. Jika implementasinya berhasil, maka dampak manfaat yang terjadi akan sangat besar (high impact) sehingga secara signifikan dapat dirasakan oleh masyarakat.

Contoh aplikasi e-Government pada kuadran External & Government Wide, misalnya:

• aplikasi mengurus kehilangan pasport dan menggantinya dengan yang baru;
• aplikasi mendirikan partai politik baru;
• aplikasi mendirikan perusahaan dan/atau yayasan baru;
• aplikasi mengikuti proses tender pengadaan barang kebutuhan pemerintah;
• dan lain sebagainya.

2. External & Departemental

Prioritas kedua diberikan kepada aplikasi e-Government yang ditujukan kepada masyarakat sebagai pelanggan eksternal dan melingkupi wilayah satu departemen atau satu institusi saja. Walaupun dampak yang terjadi tidak sebesar jika dilakukan dengan ruang lingkup lintas sektoral, namun sekali lagi masyarakat dapat melihat manfaatnya secara langsung.

Contoh dari aplikasi e-Government dalam kategori External & Departemental adalah:

• aplikasi membayar pajak pribadi dan perusahaan ke kantor pajak;
• aplikasi mengajukan permohonan kredit ke bank pemerintah;
• aplikasi mengurus surat-surat perkawinan ke kantor catatan sipil;
• dan lain sebagainya.

[next]

3. Internal & Government-Wide

Tipe aplikasi selanjutnya di dalam skala prioritas adalah yang memiliki pelanggan dari kalangan pemerintah sendiri, namun sifatnya lintas sektoral. Manfaat yang diperoleh dari implementasi jenis aplikasi ini adalah meningkatnya kinerja komunikasi antar departemen atau lembaga-lembaga terkait sehingga yang terlibat akan dapat meningkatkan kecepatan dan ketepatan dalam proses-proses semacam konsolidasi, kontrol internal dan inter-departemen, penyusunan kebijakan bersama, dan lain-lain. Walaupun keberhasilan implementasi aplikasi ini tidak secara langsung dapat terlihat oleh masyarakat, namun manfaat yang dapat dirasakan oleh kalangan pemerintahan cukup besar.

Yang termasuk di dalam aplikasi ini adalah:

• aplikasi konsolidasi laporan antar departemen dalam satu kementerian koordinator;
• aplikasi tukar menukar data/informasi antar departemen;
• aplikasi sistem penjenjangan karir dan mutasi pegawai negeri;
• dan lain-lain

4. Internal & Departemental

Prioritas terendah ditujukan ke proyek-proyek yang hanya dilakukan dan bermanfaat bagi departemen atau lembaga pemerintah sifatnya sebuah saja. Hal ini disebabkan karena selain tidak terlihat secara langsung oleh masyarakat, manfaatnya pun hanya terbatas pada mereka yang berada pada departemen terkait.

Manfaat terbesar yang biasa dilakukan adalah meningkatnya kinerja efisiensi aktivitas sehari-hari. Termasuk dalam aplikasi di kuadran ini adalah:

• aplikasi proses otomatisasi sistem administrasi back-office;
• aplikasi pembangunan jaringan komputer internal;
• aplikasi pengembangan sistem kearsipan berbasis teknologi informasi;
• dan lain-lain.

Demikian penjelasan tentang bagaimana menentukan prioritas proyek e-Government. Terima kasih sudah berkunjung di Web-Blog www.sisteminformasi.org.